Alla Saronno Servizi non c’è più carta. Non è un allarme, bensì la decisione adottata dalla società: tutti i documenti in arrivo vengono scansionati e archiviati elettronicamente, mentre le comunicazioni interne “viaggiano” solo per via telematica, portando a un notevole abbattimento di costi, a una migliore gestione interna e a una riduzione del consumo di carta (beneficio di impatto ambientale).

Nelle ultime settimane sono già stati archiviati tutti i documenti dal 2007 e nei prossimi mesi si passerà anche alla scansione dell’archivio storico. Il tutto grazie alla Gestione documentale URBI, realizzata totalmente via web, in grado di recepire e archiviare i documenti digitalizzati, rendendoli inoltre facilmente recuperabili tramiti chiavi di ricerca.

 

Tutti i dipendenti hanno quindi una propria “scrivania virtuale” su cui ogni giorno si ritrovano la posta a loro destinata. Scrivania poi utilizzata anche per le comunicazioni interne, anch’esse archiviate poi nel sistema di gestione delle comunicazioni.

Tramite questa gestione documentale URBI sono così già stati archiviati oltre 250 mila documenti in formato pdf che riguardano gli utenti saronnesi. Molti i vantaggi: recupero del cartaceo storico, fruibilità dei documenti immediata, eliminazione del cartaceo, velocità di smistamento dei documenti, monitoraggio di ogni processo documentale.

 

«Non si tratta solo di una scelta di ottimizzazione degli spazi – spiega il presidente Riccardo Rota -, Eliminando il cartaceo storico e reso disponibile in modo immediato ed efficiente quello in formato digitale si è passati alla fase di alimentazione del sistema. Tramite il protocollo URBi, associazione ai documenti, si sono costruiti degli iter di distribuzione dei documenti cartacei giornalmente digitalizzati».
«Con un semplice modulo di ricerca si possono trovare velocemente tutti i documenti richiesti, oltre ad avere uno storico preciso sull’argomento – prosegue Rota -. È uno strumento fondamentale per capire nell’immediato quali siano i tempi medi di presa in carico delle istanze e di risoluzione delle pratiche. Questo si traduce in una maggiore efficienza organizzativa interna, con una razionalizzazione del lavoro di tutti i dipendenti, garantendo un migliore servizio alla città. Senza trascurare naturalmente sia il positivo impatto sul piano ecologico ed ambientale derivata dalla mancata produzione di carta, sia l’importante riduzione dei costi».

 

In questa maniera la Saronno Servizi dà un segnale chiaro sull’informatizzazione di tutta la struttura. Scelta che traspare anche agli utenti attraverso la gestione del sito on-line, vero sportello per tutti i servizi offerti dalla società: dal pagamento on-line delle tariffe comunali come Ici e Tarsu, passando dall’iscrizione on-line ai corsi della piscina, fino ad arrivare alla gestione dei rifiuti attraverso la propria tessera di accesso alla piattaforma ecologica.

«Spesso la pubblica amministrazione viene bistrattata e presa di mira senza evidenziarne le sempre maggiori efficienze – conclude Rota -. Saronno Servizi è una struttura pubblica da oltre 50 dipendenti e in poco tempo abbiamo raggiunto un buon livello dell’ottimizzazione delle risorse. Sicuramente l’obiettivo è di continuare ad applicare le evoluzioni informatiche alle nostre attività».