Grazie alle soluzioni in cloud destinate alla gestione dei file aziendali si può beneficiare di un approccio scalabile e al tempo stesso flessibile rispetto alla condivisione dei dati e alla loro memorizzazione. Tali piattaforme, essendo accessibili da qualunque device che sia connesso alla rete, non solo agevolano la collaborazione, ma soprattutto contribuiscono a migliorare il livello di efficienza del team. In più, esse mettono a disposizione funzionalità di sicurezza all’avanguardia, anche per il controllo degli accessi, così da offrire la piena protezione dei dati aziendali sensibili. Il panorama del cloud computing è attualmente decisamente eterogeneo e mette a disposizione una grande varietà di opzioni: conoscerle tutte permette di individuare la soluzione più appropriata in base alle specifiche necessità del proprio business.

L’adozione di un modello cloud: conseguenze e benefici

Puntare su un modello cloud vuol dire, fra l’altro, impostare modelli di business inediti per la fornitura di servizi innovativi: la struttura aziendale si rinnova, e al tempo stesso si ha a che fare con interlocutori differenti che si trasformano in veri e propri decisori. Il cloud trasforma la gestione dei file a livello aziendale non solo in senso pratico e dal punto di vista più prettamente tecnologico, ma anche in termini di cultura aziendale, andando ad agire sui processi organizzativi e sulla governance: il risultato, però, è che l’azienda sfrutta la possibilità di evolversi e arriva, dunque, a competere in un universo inevitabilmente digitale.

La gestione dei file e i modelli organizzativi

Se il cloud influenza la gestione dei file, a risentirne in positivo sono senza dubbio i modelli organizzativi, i quali diventano più agili e più flessibili. Le aziende, infatti, grazie al cloud sono in grado non solo di scalare, ma anche di rispondere in tempi rapidi alle esigenze dei clienti e ai cambiamenti che intervengono sul mercato. Mentre il cloud favorisce un incremento dell’automazione, si innescano e si sviluppano modelli di business contraddistinti da un livello di efficienza maggiore. Input significativi riguardano anche la competitività, dato che i benefici relativi a una migliore gestione dei file non coinvolgono solo le aziende di grandi dimensioni, ma anche le imprese più piccole. La tecnologia, infatti, è sempre la stessa, e – come noto – il cloud non richiede di investire in infrastrutture supplementari o di acquistare nuovi componenti hardware.

La gestione documentale e la conservazione dei file

Soluzioni come quelle proposte da Boolebox aiutano a minimizzare i pericoli di una gestione sbagliata: si tratta di ottimizzare le diverse procedure aziendali, e quindi di ridurre i costi. Grazie a un software che si fonda sul cloud è possibile diminuire in misura consistente gli investimenti necessari non solo per l’avvio dell’infrastruttura, ma anche per la sua manutenzione e la sua gestione. Per di più, i provider di servizi cloud permettono di beneficiare di un livello di sicurezza e di attenzione molto più elevato rispetto a quello che viene offerto dai classici sistemi di condivisione e archiviazione interni. Il cloud aiuta le aziende a garantire la conservazione dei file tramite un aggiornamento costante, ovviamente in conformità con le prescrizioni del GDPR.

Una gestione rapida

La velocità è un altro punto di forza del cloud che è bene mettere in evidenza quando si fa riferimento alla gestione dei file. Che si tratti di recuperare un documento di testo o qualunque altro tipo di file, infatti, è necessario pochissimo tempo per procedere. Usare un programma basato sul cloud aiuta a implementare in modo efficace non solo la gestione dei documenti, ma anche l’intera automazione del flusso di lavoro. Se i documenti vengono salvati nel cloud, tutti i dati sono disponibili in maniera immediata, in qualsiasi momento e in qualunque posto ci si trovi. Il cloud si presenta, dunque, come una soluzione conveniente e comoda per qualunque attività di connessione: in un certo senso aiuta le aziende a interagire e a collaborare con altri interlocutori, dal momento che rende possibile da dispositivi diversi l’accesso ai contenuti. Ciò vuol dire, in sostanza, idee condivise e progetti in comune.

I documenti digitali e il cloud

Se è vero che la digitalizzazione dei documenti è una procedura destinata a garantire numerosi vantaggi, è altrettanto vero che essi si concretizzano unicamente nel momento in cui i dati vengono inseriti in un flusso digitale attraverso un software in cloud: un programma che offre l’opportunità di archiviare qualunque tipologia di documento con un approccio strutturato, organizzato e rapido. I documenti possono essere catalogati in funzione di molteplici attributi, in modo che gli stessi possano essere individuati in qualunque momento con la massima facilità. Le infrastrutture cloud, dunque, consentono non solo una gestione efficace, ma anche una condivisione facile e un controllo sicuro di tutti i flussi di documenti.